Să faci un To Do list e ușor. Pui pe o foaie de hărtie ce îți trece prin minte că ar trebui să faci azi. Și totuși, ceva nu funcționează! Ziua e gata și abia reușești să bifezi câteva din lucrurile pe care vroiai să le termini.
Există cinci probleme fundamentale care fac ca TO DO Lists să fie ineficiente.
-
Paradoxul opțiunii. Barry Schwartz și Sheena Iyengar au explorat problemele create de prea multe opțiuni. Creierul nostru poate gestiona aproximativ șapte opțiuni înainte să ne simțim copleșiți. Este mai ușor să luăm decizii și să acționăm atunci când avem mai puține opțiuni din care să alegem. Privitul la cele 58 de lucruri de făcut de pe lista ta te va paraliza sau te va face să îți verifici compulsiv rețelele de socializare timp de o oră în loc să te apuci de treabă.
-
Complexitate diferită. Când lista ta conține sarcini de trei minute și altele de 33 de minute, te vei concentra inevitabil pe cele pe care le poți termina repede. Căutăm satisfacția imediată, care vine la pachet cu eliberarea de dopamină, pe care o primim prim tăierea unui element de pe listă. Asta înseamnă că unele dintre acele sarcini complexe vor aștepta mult și bine.
-
Prioritate amestecată. Atunci când lista ta cuprinde elemente cu priorități variate, ai tendința să te ocupi de prioritățile "A" și să lași prioritățile "C" pentru când o să găsești timp... sau până când se transformă într-o prioritate "A". Dar ai prefera să te ocupi de întreținerea mașinii când e o prioritate "C". Dacă aștepți până se transformă în prioritate "A"o să te trezești în mijlocul drumului, fix într-o noapte friguroasă, la 200 de kilometrii de casă.
-
Lipsa contextului. Listele de sarcini nu oferă suficient context pentru a te ajuta să identifici care sunt sarcinile cu care ar trebui să începi. Toate sarcinile arată la fel pe hârtie - trei sau patru cuvinte pe o linie.
-
Lipsa dispozitivelor de angajament. Liste de sarcini nu te împiedică să alegi sarcinile cele mai plăcute în locul celor mai importante, nu țipă la tine când se apropie deadline-ul și nu au suficientă motivație în spate cât să te concentrezi pe ele. FUN FACT: Generalul chinez Han Xin a folosit geografia ca un dispozitiv de angajament - și-a poziționat soldații cu spatele la un râu astfel încât să nu poată fugi de dușmani. Mult mai puțin dramatic, un software care îți dezactivează accesul la internet pentru o perioadă de timp acționează ca un dispozitiv de angajament.
Și totuși....
TO DO lists pot funcționa în anumite condiții. Cea mai importantă dintre ele este să lucrezi cu un calendar în mână. Primul pas: faci lista și scrii tot ce îți trece prin minte că ai de făcut. Pasul doi: te uiți la ea și treci în calendar sau în planner fiecare task în parte, la ora sau ziua în care vrei să îl faci. Așa vei avea o privire de ansamblu. Vei evalua cât îți ia fiecare lucru în parte și le vei așeza conștient, înțelegând când îți rămâne timp și pentru ce.
Mark Forster, expert în gestionarea timpului, ppropune în cartea sa "Secrets of Productive People" un sistem alternativ, minimalist. Pe o bucată de hârtie, scrie doar cele cinci cele mai importante sarcini la care poți să te gândești. Apoi, le îndeplinești pe rând, în ordinea scrisă, bifându-le pe măsură ce le duci la bun sfârșit. (Dacă te oprești înainte de a finaliza una, adaugă-o din nou la sfârșit.) Odată ce lista are doar două elemente, adaugă încă trei, pentru a aduce iar totalul la cinci. Apoi repetă procesul.
SFAT: lasă-ți 1-2 ore pe zi pentru email-uri și lucruri neprevăzute. De preferat, nu răspunde șa mesaje, mailuri și chiar telefoane când îndeplinești un task. Rămâi concentrată măcar intervale de câte o oră. Apoi îți poți lua 20-30 minute de raspuns la email-uri și răspuns la telefon.
Ca să nu fii dezamăgită la final de zi, ai responsabilitatea față de tine de a-ți seta corect așteptările cu privire la ceea ce poate fi realizat într-o zi.